Studii cost – beneficiu

Studiu de fezabilitate sau fundamentare care ofera o prima imagine de ansamblu aspectelor principale ale afacerii pe care urmeaza sa o porniti. Utilitatea lui este aceea de a identifica problemele care ar putea impiedica succesul afacerii pe piata.Asa cum spune si numele, studiul de fezabilitate este o analiza  a viabilitatii unei idei.  Toate activitatile studiului sunt directionate catre obtinerea raspunsului la intrebarea “putem investii in aceasta idee de afaceri?”Studiile de fezabilitate pot fi folosite pentru multe tipuri de afaceri, dar in special pentru  afaceri ce implica un anumit risc.Determinarea punctelor slabe sau a imposibilitatii de derulare a afacerii, pentru o anumita locatie sau timp, va economiseste timp, bani si va scuteste de probleme mai  tarziu.

   Planul de afaceri se realizeaza pentru ca o afacere sa reziste, sa tina pasul concurentei in afaceri si sa se dezvolte, trebuie sa fie planificata. Planificarea activitatii firmei se face prin intocmirea unui plan de afaceri, care este documentul construit pentru a determina drumul de parcurs al unei intreprinderi intr-o anumita perioada de timp. El defineste metoda de derulare a unei activitati specifice pe parcursul unei perioade viitoare determinate.Utilitatea planului de afaceri este atat interna (ca instrument de lucru al managerilor) cat si externa (pentru obtinerea unei finantari, sau pentru a realiza un parteneriat strategic cu o alta firma). Structura unui plan de afaceri nu este standardizata dar trebuie sa trateze urmatoarele domenii:
– descrierea firmei ( juridic, produse si servicii, arie deservita);
– planificarea de marketing;
– planificarea productiei si operatiunilor;
– planificarea resurselor umane;
– planificarea financiar-contabila;
– managementul riscurilor;
– implementarea planului de afaceri.

Analiza cost-beneficiu este un instrument analitic, utilizat pentru a estima (din punct de vedere al beneficiilor şi costurilor) impactul socio-economic datorat implementării anumitor acţiuni şi/sau proiecte. Impactul trebuie să fie evaluat în comparaţie cu obiective predeterminate, analiza realizându-se în moduzual prin luarea în considerare a tuturor indivizilor afectaţi de acţiune, în mod direct sau indirect.
Componentele unei analize cost benficiu pot fi in general: identificarea investitiei, definirea obiectivelor si specificarea perioadei de referinta, precum si analiza optiunilor,analiza financiara, analiza economica, analiza senzitivitatii si analiza riscurilor.Un capitol uimportant il constitutuie previzionarea veniturilor  si cheltuilor la valori realizabile, precum si proiectia acestora in timp.

Una din cheile unei analize detaliate este managementul costurilor ce reprezinta mai mult decat un simplu control al cheltuielilor, controlul veniturilor fiind de asemenea inclus. Acest control implica asigurarea faptului ca sumele de bani cheltuite si castigate se inscriu in bugete dar si ca fiecare tranzactie se desfasoara la momentul potrivit. In timpul desfasurarii unui proiect se pot intampla o multime de lucruri care pot modifica tarifele si marimea cheltuielilor. scopul principal al controlului costurilor este de a se asigura faptul ca nu va avea loc nici o risipa de bani previzibila sau cresteri neautorizate de costuri. Astfel o raportare periodica si fidela a costurilor este esential dar nu reprezinta un adevarat control al costurilor. Controlul costurilor trebuie realizat in momentul in care costurile urmeaza sa se realizeze.

Intr-o abordare ingusta, contractorul unui proiect trebuie sa fie interesat doar ca proiectul sa fie dus la indeplinire fara a se depasi propriile costuri planificate. Majoritatea sistemelor de raportare a costurilor sunt destinate special atingerii acestui obiectiv. In situatia in care exista un obiectiv referitor la profit, trebuie sa se retina ca pofiturile sunt fragile si foarte usor de spulberat prin depasirea cheltuielilor. Respectarea limitelor bugetare devine o conditie si mai critica: prosperitatea si chiar existenta viitoarei firme pot depinde de acest lucru.

In cazul in care sunt implicate investitii mari de capital, contractorul impreuna cu managerul sau de proiect, transfera catre client o parte a responsabilitatilor referitoare la managementul costurilor, astfel incat obiectivul de cost devine mult mai larg.
In proiectele la care pretul se calculeaza prin metoda cost-plus contractorul aplica un adaos comercial la totalul costurilor efectuate.

El nu are nici un stimulent pentru a-si limita preturile, deoarece cu cat suma de bani cheltuita este mai mare cu atat si veniturile incasate sunt mai bune.Contractorul are datoria morala de a se asigura de:
Pretinde sa i se deconteze numai costuri justificate.Organizeaza activitatea cu aceeasi eficienta pe care ar avea-o daca si-ar utiliza proprii bani.

Lista factorilor determinanti pentru managementul costurilor
1.Atentia acordata costurilor de catre toti cei responsabili preferabil printr-o abordare de tip „cost-total”
2.Atentia acordata costurilor de catre toti participantii la proiect pe toata durata desfasurarii acestuia.
3.Defalcarea sarcinilor pe pachete de lucrari usor gestionabile
4.Divizarea bugetelor astfel incat fiecarui pachet de sarcini sa-i corspunda o parte proprie din bugetul total
5.Existenta unui sistem de codificare contabil, care sa poata fi pus in corespondenta cu structura defalcata a sarcinilor
6.Stabilirea unui calendar realist al lucrarilor
7.Practicarea unui management eficace, astfel incat sa asigure respectarea daca nu depasirea calendarului stabilit
8.Punerea la punct a unei metode eficace de comparare a cheltuielilor efectiv realizate cu cele planificate
9.Supervizarea eficace si controlul de calitate al tuturor activitatilor
10.Intocmirea corespunzatoare a specificatiilor si contractelor
11.Investigarea soliditatii financiare a clientului
12.Investigarea furnizorilor semnificativi si a subcontractorilor
13.Utilizarea eficienta a licitatiilor incat sa se asigure cele mai reduse costuri pentru un anumit nivel de calitate
14.Evitarea pe cat posibil a zilelor de lucru necuprinse in buget
15.Aprobarea si inregistrarea corespunzatoare a timpului suplimentar lucrat
16.Controlul si monitorizarea corespunzatoare a platilor catre furnizori si subcontractori pentru plati realizate la timp
17.Recuperarea cheltuielilor ocazionale prin decontarea cuprinsa in contract (facturi, imprimari sau deplasari si cazari)
18.Facturarea corecta a clientului, si cerea de decontare imediata
19.Un control eficient al creditului pentru a grabi platile restante
20.Intocmirea de rapoarte periodice eficiente asupra costurilor si asupra desfasurarii lucrarilor

Calculaţia costurilor de  proces (ABC) este una din ultimele cuceriri in domeniul calculaţiei costurilor, avand in vedere ca controlul costurilor indirecte consta in elaboarea unui model care sa detalieze si sa structureze cauzele acestor costuri.Potrivit metodei ABC calculaţia costurilor pe proces presupune parcurgerea mai multor etape in care se realizează:
-identificarea activitatilor, a proceselor si stabilirea ierarhiei proceselor;
-determinarea stimulatorilor de costuri si construirea structurilor cantitative;
-stabilirea cotelor costurilor de proces;
Principiul de baza al metodei îl costituie repartizarea mai fina a cheltuielilor indirecte pe purtătorii de cheltuieli in raport cu metoda clasica utilizata, fara  a afectacheltuielile directe.